La gestión de almacenes cada vez es más importante para que las empresas cumplan con las promesas que les hacen a sus clientes y para poder ahorrar más tiempo y destinar dinero a otras áreas de la empresa.
¿Qué es la gestión de almacenes?
Es el proceso logístico que se encarga de recibir, acumular, mover y mantener cualquier tipo de material, como por ejemplo:
- Materia prima
- Productos semielaborados
- Productos elaborados
- Resguardar máquinas y equipos
Además, la gestión de almacenes también se encarga de planificar el almacenamiento de esos productos en un local, planificar el movimiento, el abastecimiento y llevar el control exacto de las existencias que son tan importantes para producir más y vender más.
Seguridad en almacenes
Gestión de almacenes e inventarios
¿Existe una diferencia entre la gestión de almacenes y la gestión de inventarios?
En realidad todas se basan en la misma idea con la diferencia de la complejidad, es decir, del tamaño de tu empresa. Como un ejemplo:
- Gestión de almacenes: Logistica
- planificacion
- aprovisionamiento
- gestion de inventarios
- gestion de lamacen
- gestion de pedidos y distribucion
- Gestión de inventaros: Registro de los bienes propios.
- registro de los bienes propios
- materias primas
- productos por terminar
- materiales consumibles (piezas de recambio, repuestos, embalaje)
Administracion de inventarios
Los responsables de las empresas están cada día más preocupados y son cada vez más conscientes de la necesidad de realizar una óptima gestión de los inventarios y una adecuada administración de sus almacenes.
Esto sucede porque estos procesos afectan directamente en la gestión del departamento de compras y representan montos de inversión que pueden llegan a representar un porcentaje significativo de sus activos.
El control de los inventarios y la administración de almacenes son conocimientos y actividades que todo administrador y/o gerente de empresa debe manejar y saber diferenciar con claridad, con el objetivo de optimizar las operaciones logísticas de su empresa.
Lograrlo tendrá como consecuencia múltiples beneficios en lo funcional, en la gestión de los mismos, pero sobre todo en lo económico.
En cambio, un manejo sin la debida preparación o conocimiento de la administración de almacenes y el control de inventarios, llevaría a serias deficiencias en los procesos operativos de las empresas, sobre todo en los procesos de logística de producción.
Por ello es muy importante saber manejar por separado el control de inventarios de la gestión de almacenamiento.
Administración de almacenes
La función de almacenamiento se basa en dos acciones principales. La primera consiste en preservar la calidad de los productos desde que ingresan al almacén hasta que salen para ser usados como materias primas en producción o para ser vendidos como productos terminados.
La segunda función se basa en mantener siempre actualizado el registro de materiales físicos con el material registrado en tarjetas o en sistemas electrónicos como el kárdex. Llevar un mal control de los registros significaría una pérdida de dinero.
Control de inventarios
Existen muchos mecanismos para llevar el control de inventarios, entre ellos: inventarios físicos, inventarios en tránsito (inventarios en el proceso de adquisición y entrega), inventarios comprometidos e inventarios teóricos.
Un inadecuado del manejo de los inventarios produciría exceso, desperdicio y variabilidad del stock. Tener una buena gestión en la administración de los almacenes y el control de los inventarios da a la empresa la posibilidad de tener sus procesos funcionando como un reloj suizo, manejando, preservando y custodiando sus activos.
Control de almacén
Impacto en las compras. La repercusión de los procesos ya mencionados en el proceso de compra es directa. Aquí algunos de los muchos beneficios:
- Genera mayores recursos financieros para utilizar en la compra de materiales o activos.
- Brinda la posibilidad de planear las compras, es decir, saber el stock necesario que se necesita para una determinada actividad.
- Controla el flujo de efectivo, es decir, cuánto será la inversión.
- Reduce el desperdicio de material que no se usa o que no se llegó a vender.
- Aumenta la productividad y permite el incremento de la competitividad.
Por estas razones y otras también importantes es determinante conocer el manejo de control de inventarios y de la administración de los almacenes ya que estos influyen en la mejora de los recursos financieros, que son la esencia de cualquier administración
Gestión de seguridad
La seguridad en almacenes es un aspecto imprescindible para trabajar con el menor riesgo posible y tener un control de la seguridad de todos los objetos, máquinas y elementos que se encuentran dentro de un espacio de trabajo.
Cuando hablamos sobre seguridad en almacenes es muy importante tener una visión completa del concepto: la empresa debe garantizar tanto la seguridad antirrobos pero también prevenir todo tipo de accidentes laborales.
Normas de seguridad
Normas básicas para la seguridad de almacenes: La seguridad física de tus propios empleados debe ser una de tus prioridades.
Seguridad es la certeza de que algo está exento de peligro, daño o riesgo. Un almacén es un local, edificio o parte de este mismo que se utiliza para depositar o conservar una gran cantidad de artículos, productos o mercancías.
Normalmente, cuando se habla de almacenes pensamos en empresas logísticas, pero hay muchas empresas que pueden contar con un pequeño almacén en sus instalaciones.
Cuanto mayor sea el almacén, más riesgos en su seguridad se pueden detectar ya que las infraestructuras son mucho mayores.
El objetivo de estas normas es garantizar la integridad de los empleados, por lo que es importante que dependiendo del tipo de almacén y del tipo de producto almacenado se tengan en cuenta una serie de normativas u otras.
- Todas estas normas están recogidas y avaladas por diferentes leyes o documentos oficiales:
- La Constitución Española, que obliga a los poderes públicos a trabajar en políticas de protección de la salud de los empleados.
El Estatuto de los Trabajadores, que señala las obligaciones por parte de empresarios, técnicos y empleados de diferentes mandos en lo referente a la prevención de riesgos laborales.
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales, publicada en 1995, busca promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas y actividades necesarias para la prevención de riesgos.
Sistemas de seguridad para almacenes
Seguridad industrial:
La Seguridad Industrial es el sistema de disposiciones obligatorias que tienen por objeto la prevención y limitación de riesgos, así como la protección contra accidentes capaces de producir daños a las personas, a los bienes o al medio ambiente derivados de la actividad industrial o de la utilización, funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones o equipos y de la producción, uso o consumo, almacenamiento o rehecho de los productos industriales.
A esta unidad administrativa le corresponde efectuar el control y seguimiento del cumplimiento reglamentario de los productos e instalaciones que forman parte de sus áreas de actuación
Aspectos imprescindibles y claves para garantizar la seguridad en almacenes
Camaras de vigilancia
Instala cámaras de vigilancia: Es importante contar con un sistema cerrado de vídeo o luces con sensor de movimiento. Estas herramientas deben ser colocadas en puntos clave, como en las diversas entradas y salidas del almacén. Obviamente, aquellas áreas donde se guarden productos de alto valor también requieren de este tipo de vigilancia.
Seguridad privada
Asegura las entradas y salidas del almacén: Las entradas al almacén deben estar controladas por un protocolo de seguridad. Normalmente, toda operación de entrada o salida de material requiere de documentación autorizada y diferentes controles. A su vez, la entrada de personas externas que no cuenten con la asignación necesaria se debe prohibir.
Gracias a la tecnología se pueden instaurar sensores de seguridad a las puertas exteriores para saber en qué momento se abre o se cierra tanto una puerta o una ventana.
A su vez, es necesario tener un control exhaustivo sobre estos puntos de acceso. Las normas de seguridad establecen que las salidas y los puntos de evacuación de emergencia estén libres de obstáculos y visibles en todo momento. A su vez, es importante que se establezca un protocolo de evacuación.
Prevención de riesgos
Realiza una evaluación de riesgos para prevenir: La evaluación de riesgos es uno de los aspectos fundamentales para prevenir accidentes laborales. Si este paso no se lleva a cabo, no se podrán establecer los protocolos de actuación por la seguridad. Desde la gerencia de la empresa se deben observar cinco elementos clave: Identificar cuáles son los riesgos a los que están expuestos los empleados.
Evaluar dichos riesgos. Establecer un protocolo de actuación con las medidas preventivas necesarias. Cumplir con las medidas. Seguimiento y revisión de dichas acciones.
Este tipo de evaluaciones se deben hacer de forma periódica. A su vez, el recinto debe contar con todos los materiales necesarios para poder prevenir situaciones peligrosas o accidentes. Nos referimos a extintores y elementos de seguridad como alarmas, mangueras de incendios… etc. El número de estos elementos está controlado por las diferentes normativas de seguridad en función del tamaño que tenga el almacén.
Estanterias industriales
Cumple con la normativa de estanterías y escaleras: Las instalaciones de almacenamiento en estanterías metálicas permiten almacenar productos agrupados en palets en diferentes alturas. Este instrumento es imprescindible en cualquier almacén, ya que interesa poder aprovechar todo el espacio posible.
No obstante, este tipo de almacenamiento expone al personal a diferentes riesgos que deben controlarse por parte de la empresa. Además, el almacén debe respetar las medidas de anchura y distancia entre estanterías mínima.
En todos los almacenes se utilizan escaleras, de fibra o aluminio para acceder a las estanterías.
Las escaleras de almacén de fibra cuentan con una plataforma de seguridad fabricada en fibra de vidrio, aislante ante agentes eléctricos y térmicos. A su vez, es importante su característica antimagnética y resistente a la humedad para evitar accidentes.
Estas escaleras deben cumplir con lo expuesto en la norma de escaleras móviles. Algunos de los aspectos tratados en la norma establecen que la plataforma no puede superar los 5 metros de altura en las escaleras móviles o la superficie de la plataforma no exceda de 1 metro cuadrado.
También es importante tener un control, gestión y reporte de daños en las estanterías estableciendo un procedimiento interno para el control periódico de este tipo de soporte.
Iluminacion industrial
Controla la iluminación y ventilación del almacén: Cuando la iluminación natural no es la suficiente se deben añadir los puntos de luz necesarios para que el almacén esté iluminado por completo.
Por otra parte, la ventilación evita que se acumulen olores y ambientes nocivos. En el caso de que se manipulen productos tóxicos se tendrá que cumplir con una normativa específica.
Prevencion de riesgos laborales
Imparte formación a tus empleados: No sirve de nada contar con un completo sistema de seguridad laboral si tu plantilla no está implicada y conoce todos los procedimientos a seguir.
Así, es importante informar detalladamente a los operadores de cómo usar cada una de las máquinas e instrumentos correctamente; impartir cursos a los empleados sobre las instalaciones y entregar manuales de seguridad completos y actualizados.
Seguridad en maquinas
Cumple con la normativa sobre el manejo de maquinaria: Si dentro del almacén se maneja diferente tipo maquinaria se debe controlar el límite de velocidad de la misma y conocer a la perfección el uso de esta. También el peso de la carga que se transporta, no puede superar el peso máximo, que dependerá del tipo de almacén y máquinas que se utilicen.
Para controlar la seguridad se recomienda: Evitar los cruces en el trayecto de mercancías. Esto se consigue creando una vía exclusiva para los desplazamientos en el almacén. Respetar los límites de velocidad y las distancias de seguridad. Llevar una carga equilibrada en función del tipo de máquina.
¿Qué es la gestión de almacén?
La gestión de almacenes es un proceso logístico que incluye la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro del almacén hasta el punto de consumo, así como el tratamiento e información de los datos generados.
El control de inventario se refiere a todos los procesos que proveen el suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía para minimizar los tiempos y costos relacionados con el manejo del mismo. Es un mecanismo a través del cual, la organización administra de manera eficiente el movimiento y almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y recursos que resultan de ello.
El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de sustancias químicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y enseres, verificando la exactitud del registro de los productos.
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